na górę
Tryb uproszczony aktywny.
Kliknij aby przełączyć.

Serwis wniosków DWZ AGH

Pomoc systemu wniosków DWZ AGH

Spis tematów

1. Informacje podstawowe

1.1. Prezentacja systemu

1.2. Wymagania systemowe

1.3. Procedura składania wniosku

1.4. Automatyczne podpowiedzi

2. Procedury postępowania

2.1. Wyjazdy pracowników i doktorantów

2.2. Program Erasmus

1. Informacje podstawowe

1.1. Prezentacja systemu

Do pobrania: Prezentacja (pdf 5,9 MB)

Plik zawiera ogólną prezentację systemu.

1.2. Wymagania systemowe

System wniosków wymaga nowoczesnej przeglądarki z włączoną obsługą JavaScript oraz ciasteczkami.

Szczegóły:

Przeglądarka

System został przygotowany dla nowoczesnych przeglądarek: Firefox, Chrome, Opera. W przypadku Internet Explorera zalecana jest wersja 9 lub nowsza, jednocześnie informujemy, że Internet Explorer, który nie spełnia standardów obecnych przeglądarek, może powodować błędy. W przypadku starszych wersji przeglądarek aplikacja uruchamia się w dużo wolniejszym trybie zredukowanym.

Każdorazowo warunkiem zapewniającym bezpieczeństwo i jakość przeglądania stron jest używanie aktualnych wersji przeglądarki. Używanie przeglądarek nieaktualnych może być niebezpieczne dla Twoich danych oraz Twojego komputera.

JavaScript

System jest w dużej mierze zbudowany w JavaScript / AJAX. Wymaga to dopuszczenie wszystkich skryptów JavaScript poprzez nieblokowanie strony w narzędziach typu NoScript.

Ciasteczka

Dla poprawnego działania aplikacji konieczną jest obsługa ciasteczek w przeglądarce. Jest to ustawienie domyślne przeglądarki. Jeśli ustawienie to zostało zmienone można je przywróć zgodnie z instrukcją znajdującą się tutaj.

1.3. Procedura składania wniosku

Składanie wnioskód odbywa się w dominującej części za pośrednictwem serwisu. Ze względów prawnych konieczne jest jednak dostarczanie wniosków w wersji papierowej. Poniżej przedstawiono schamat procedury.

Szczegóły:


Procedura:
  1. Wnioskodawca wypełnia formularz wniosku w niniejszym systemie. Dane mogą zostać cześciowo zainicjowane automatycznie, na podstawie innych wniosków.
  2. Po zapisaniu wniosek znajduje się na liście wniosków. Wnioskodawca winien sprawdzić dane, pobrać wersję do wydruku i wydrukować wniosek. Wyjątkiem są wnioski, które na liście mają status przedłożony - wnioski te nie wymagają dostarczenia wersji papierowej i są automatycznie przedłożone w momencie ich wypełnienia.
  3. Wnioskodawca składa wniosek w podpisanej wersji papierowej do DWZ.
  4. Edytor przyjmuje wniosek po potwierdzeniu zgodności w wpisem dokonanym w niniejszym systemie.
Przyjęty wniosek może zostać usunięty z aplikacji (wniosek na liście widnieje ze statusem przyjęty). Jego pozostawienie może jednak pomóc Wnioskodawcy utowrzyć kolejne wnioski na ich podstawie - ikona plus na liście wniosków powoduje kreację kolejnego wniosku inicjując dane wpisami z poprzedniego. Ponadto podczas tworzenia nowych wniosków dane są inicjowane z wykorzystaniem istniejacych wpisów - może to przespieszyć wypełanianie wniosku.

1.4. Automatyczne podpowiedzi

System został zbudowany tak, aby jak najbardziej ułatwić wprowadzanie danych. W wielu miejscach można wywołać podpowiedzi, w innych sugestie pojawiają się automatycznie.

Szczegóły:

Podpowiedzi automatyczne

System używa danych użytkownika aby zainicjować nowe formularze. W takim wypadku pojawia się okno z informacją (aby użytkownik nie miał wrażenia, że edytuje istniejący wniosek). Sekwencja poszukiwania podpowiedzi jest następująca:

  1. Wnioski typu preferowanego (np. dla wyjazdu Erasmus preferowana jest ankieta Erasmus).
  2. Inne wnioski użytkownika.
  3. Dane konta używkownika.
W obrębie każdego z powyższych punktów poszukuje się co najwyżej jednego wniosku, preferując przede wszystkim wnioski przyjęte, a następnie wnioski najnowsze.

Podpowiedzi wywoływane

W formularzach istnieją także podpowiedzi wywoływane kliknięciem lub wprowadzeniem tekstu. Na przykład:

  • kiedy wprowadzisz termin pobytu, pole z łączną liczbą dni zostanie zaktualizowane (chyba, że jakaś wartość została w nim już wprowadzona),
  • w tabeli z kosztami dewizowymi na wniosku wyjazdowym, w komentarzu do pól widnieje przycik umożliwiający automatycznie ustawienie kosztów (diet) na podstawie docelowych państw,
  • zmiana waluty w tabeli z kursami dokona automatycznego pobrania odpowiedniego kursu (o ile kurs istnieje, a w przypadku rozliczenia wyjazdu o ile jest podana data pobrania dewiz).

Tworzenie wniosków na podstawie istniejących

Niezależnie od powyższego można tworzyć nowe wnioski na podstawie już istniejących.
Wnioski zostaną utworzone jako nowe, jednak formularz wprowadzania zostanie automatycznie wypełniony danymi z wybranego wniosku. Tej czynności dokonujemy klikająć na liście wniosków (lub w podglądzie wniosku) na ikonie {icon:copy} .

2. Procedury postępowania

2.1. Wyjazdy pracowników i doktorantów

Wyjazdy zagraniczne wymagają przedłożenia wniosku oraz rozliczenia. Procedura nieznacznie różni się w przypadku pracowników oraz doktorantów.

Szczegóły:

Pracownicy

  1. W pierwszej kolejności składany jest wniosek na wyjazd. {see:procedura}.
  2. Odbioru dewiz należy dokonać zgodnie ze sposobem określonym na wniosku.
  3. Po powrocie należy przedłożyć rozliczenie. {see:procedura}.
  4. Pracownicy muszą także przedłożyć rozliczenie kosztów podróży. Dokument jest składany poza systemem.

Doktoranci

  1. W pierwszej kolejności składany jest wniosek na wyjazd. {see:procedura}.
  2. Odbioru dewiz należy dokonać zgodnie ze sposobem określonym na wniosku.
  3. Po powrocie należy przedłożyć rozliczenie. {see:procedura}.

2.2. Program Erasmus

Wyjazdy programu Erasmus wymagają dopełnienia procedury omówionej poniżej. W ramach systemu konieczne jest wypełnienie ankiety wstępnej, wniosku na wyjazd, ankiety poszerzonej oraz zadeklarowanie numerów kont.

Szczegóły:

Uwaga: Wszystkie wymienione niżej dokumenty są wamagane!

  1. Zainteresowany wziąciem udziału w programie wypełnia ankietę wstępną. Wprowdzane dane mają charakter informacyjny, a nie ścisły, są wprowadzane raz i nie wymagają aktualizacji. {see:procedura}.
  2. Gdy ustalone zostana warunki uczestnictwa, wnioskodawca podpisuje z przyjmującą instytucją Learning Agreement. Jest przygotowywana poza niniejszym serwisem. Gotową i podpisaną należy dostarczyć do DWZ.
  3. W tym samym czasie składany jest wniosek na wyjazd. {see:procedura}.
  4. Po przyjęciu wniosku wymagane jest wypełnienie w systemie ankiety poszerzonej. Ankieta staje się przedłożona w momencie wypełnienia (i zapisania) formularza, nie jest wymagana wersja papierowa.
  5. Konieczne jest także zadeklarowanie w systemie numerów kont IBAN i SWIFT dla przelewów w walutowych i złotówkowych. Stają się one przedłożone w momencie wypełnienia (i zapisania) formularza, nie jest wymagana wersja papierowa.